Schluss mit fehlerhaften Rechnungen: So geht’s schnell & korrekt

Korrekte und professionelle Rechnungen sind für ein erfolgreiches Business essenziell. Treten dabei Fehler auf, dürfen Kunden die Zahlung verweigern und der Umsatz lässt auf sich warten.

Zudem bedeuten Rechnungsrückläufer viel Mehraufwand:  Eine Stornierung kostet unnötig Zeit und Nerven und kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Typische Problemstellen sind beispielsweise fehlende fortlaufende Rechnungsnummern als Nachweise einer lückenlosen Buchhaltung und der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer. Kurzum: Durch einwandfreie Rechnungen lässt sich unnötiger Ärger vermeiden.  

Grundsätze einer ordentlichen Buchhaltung sollten befolgt werden

Trotzdem: Viele Selbständige schreiben ihre Rechnungen noch immer mit Word oder Excel. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Eine professionelle Buchhaltungssoftware vermeidet dagegen Stress mit Kunden und Finanzamt, hinterlässt einen professionellen Eindruck und die Grundsätze einer ordentlichen Buchhaltung werden befolgt. Dazu zählen:

Alle steuerlich relevanten Dokumente wie Rechnungen gilt es unveränderbar zu erstellen und aufzubewahren (also GoBD-konform). Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Alle steuerlich relevanten Unterlagen zu sämtlichen Geschäftsvorfällen gilt es zu dokumentieren und bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren, damit sie im Fall einer Prüfung jederzeit zugänglich sind.

Beim Erstellen von Rechnungen sind außerdem diese Punkte zu beachten:

• Lassen sich Logos und das Corporate Design in die Rechnung einbinden?
• Lassen sich die Rechnungen direkt per Post oder E-Mail veschicken?
• Kann die Buchhaltungssoftware Angebote automatisch in Rechnungen umwandeln?
• Ist ein Mahnwesen in die Rechnungssoftware integriert, das automatisch erkennt, wann Zahlungen überfällig sind?  
• Ist die Zahl der Rechnungen pro Jahr beschränkt?

Alle diese Punkte erfüllt beispielsweise Lexoffice*, aktuelle Testsieger der Testzeitschrift „IMTEST“. Mit dieser Software (GoBD testiert) schreiben Sie schnell und komfortabel unbegrenzt Rechnungen, passen diese dem Firmendesign an und gleichen Eingänge und Kosten mit dem Bankkonto ab. Dabei lassen sich Rechnungen einfach von jedem Computer mit Internetzugang oder mit der Lexoffice-App online erstellen – egal, wo man sich gerade aufhält.

Ideal vor allem für Kleinunternehmer, die bisher mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen gearbeitet haben. Ebenfalls praktisch: Kunden, Artikel und Dienstleistungen lassen sich aus anderen Systemen via CSV importieren. Auch wenn das nicht möglich ist, erweist sich die Rechnungserstellung als simpel und effizient.

Darüber hinaus bietet Lexoffice viele Zusatzfunktionen: Dazu gehören zum Beispiel das Anhängen von AGBs, der Wechsel von Einheiten (z.B. Stück, Stunde, Kilogramm), das Arbeiten mit Serienrechnungen, innergemeinschaftliche Lieferung oder Abschlagsrechnungen.

Unser Fazit: Lexoffice macht das Schreiben von Rechnungen zum Kinderspiel. Und im Gegensatz zur Erstellung mit  Excel oder einer Wordvorlage, die sowieso nicht GoBD-konform sind, reduziert sich der regelmäßige Aufwand auf ein Minimum.

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